发表于 更新于

上午重新整理了一下自己的数字资产，这篇文章跟大家分享一下我是如何管理我的数字资产的，这篇文章讲的方法可能也未必通用，也未必先进，希望大家能有所得。

我的数字资产管理方案是这么推导的，”我是谁？”->”我会产生哪些资产？”->”这些资产需要怎样的创作与管理能力？”->”我手里有哪些设备和存储服务？”->”资产存放与管理方案”。

数字资产管理的一些细节，跟你有什么设备、购买了什么软件、有什么云服务很相关，有时候会互相交织没有因果关系。

让我们接下来一步一步推导：

我是谁，会产生哪些资产？

按照数字资产的产生量和管理复杂度来看，我首先是一名软件工程师、开源爱好者，其次是家庭成员，同时周末的时候也会和家里人一起看看电影电视剧。

  • 软件工程师、开源爱好者：大量与代码、文档、笔记、会议分享、论文、项目资料相关的资产。
  • 家庭成员：家庭生活中的各种证件、体检、车辆等日常资料。
  • 观影者：一些电影、电视剧、动漫等等。

这些资产需要怎样的创作与管理能力？

不同资产需要不同能力：

  • 普通文件需要跨设备访问、目录组织、文件名搜索和全文检索。
  • 代码需要版本控制、分支、提交历史和协作流程。
  • 照片和个人视频需要时间线、人物、地点、相册和移动端浏览体验。
  • 论文和书籍批注需要 iPad 阅读、手写、高亮和页面级上下文。
  • 影视和大型媒体需要大容量存储和播放环境。

我手里有哪些设备和存储服务？

当前我有如下几个主要使用设备：MacBook Pro M1 Max、iPhone 15 Pro Max、iPad Pro M5。

之前我还有一个 Windows 台式机，后面因太占地方已经二手出掉了。

除了这些设备外，我还有以下几个存储订阅/设备：

  • Microsoft 365 订阅：自带 1TB OneDrive 空间，适合多平台访问，多平台支持良好。
  • iCloud（家庭共享）：每月 21 元，提供 200GB 空间，与 Apple 系生态深度融合。
  • 家用 NAS：群晖四盘 NAS，目前插入了一个 16TB 的硬盘。

资产存放与管理方案

如果你看中你的资产，照片、PPT，或者是代码，一定要做好容灾。比如放在家中 NAS 里，不管多少个盘都有同一个故障因子，这时候可以叠加一个远程备份，比如到 OneDrive、百度网盘之类。

商业公司里较高的标准就是3-2-1 原则：

  • 3：存储 3 份完整文件，一份原件加上两份拷贝。
  • 2：将文件起码保持在两种不同的介质上。
  • 1：将一份拷贝保存在异地。

我自己也没按 3-2-1 原则搞的那么复杂，觉得丢失也无所谓的东西就放在 NAS 或者某个设备的硬盘上，有所谓的东西就放在 OneDrive、iCloud 或者 GitHub 上。

我的资产存放原则是：优先使用云盘和开放格式管理文件型资产；对于照片、批注、手写、影音等专业场景，则交给更合适的 App 或设备。低心智快速存放，灵活搜索即可，不追求一次性精确归类。

更适合交给专业系统管理的资产如下：

  • 代码资产使用 GitHub、GitCode 等进行管理。
  • 论文、书籍的阅读批注版放在 Goodnotes。
  • 当前正在手写的草稿放到 Notability。
  • 个人照片、短视频使用 iCloud 照片管理。
  • 影音（并非个人特殊），承载不属于个人独占的数据（如电影、公共资料等）使用 NAS 进行管理。

我尝试过多次，要不要在 Notability、Goodnotes 两个软件之间归一，最终都以失败告终。

Goodnotes 没办法快速进入手写，Notability 进入空白笔记只需要一次操作，Goodnotes 要两三个操作，功能、概念太多导致的复杂性，有利也有弊。

Notability 之前不支持多级文件夹，现在好像是支持，但是仍不支持不同文件夹下笔记重名，两者的数据存储模式，似乎一个是文件夹方案，另一个是平铺再加标签方案。这导致一些很结构组织化的管理用起来不舒服。

排除掉这些更适合交给专业系统的资产后，剩下大量 PPT、Word、PDF、Markdown、图片素材、参考资料和博客内容，我都把它们放在 OneDrive 中，OneDrive 是我个人文件型数字资产的核心仓库。

为什么是 OneDrive

我个人同时订阅了 iCloud 和 OneDrive，选择 OneDrive 的核心原因主要是：iCloud 云盘与 macOS 的文件删除行为联系紧密，清空 Mac 回收站同时彻底删除 iCloud 中的文件。相比之下，OneDrive 上存在一个网页回收站，我曾经失误将 OneDrive 挂到 Linux 目录上 rm -rf 过，最终还能找回。

OneDrive：文件型数字资产的核心仓库

在 OneDrive 中，我按照以下原则来组织：

1. 以 OneDrive 为中心，App 只读

以 OneDrive 为中心，App 只作为阅读器/浏览器，随时访问文件、打开、批注，可以像 PowerPoint 一样缓存 OneDrive 里的文件，但不要把文件导入到自己的沙盒里（比如 Readdle 那种要复制一份进 App 内部的），不产生多份拷贝。

2. 跨平台访问，开放格式

跨设备/平台可访问，使用开放的文件格式：

  • 拒绝非标准封装或 App 独占格式（如 Evernote ENEX、Notion 数据库导出）。
  • 文件就是资产本体，不依赖数据库或工具才能访问。

3. 低心智快速存放，灵活搜索

现如今的搜索功能都非常强大，我们并不是在维护一个图书馆。如何让一个文件/资料更低心智地存放、更低成本地找到，往往比如何把它分类得绝对正确更重要。

很多人在整理文件时容易陷入一个误区：希望设计一套完美的目录结构，让任何文件都能找到唯一且正确的位置。但现实情况是，一个文件往往同时属于多个维度。

比如一篇关于 AI Agent 的 PPT：

  • 它可能属于某个项目；
  • 也可能属于个人技术研究；
  • 还可能是一次会议分享材料；
  • 未来甚至会成为参考资料。

如果为了追求分类准确而不断调整目录，最终维护成本会远远超过收益。

4. 整体参考 PARA，但不原教旨使用

Projects 用于阶段性推进，Areas 用于长期领域积累，Resources 用于参考和复用，Archive 用于保存已经结束的内容。

我没有在 OneDrive 下面再创建一个“个人资料库”之类的目录，而是直接使用根路径。这样做主要是为了降低访问成本：在 Finder、手机 App 上，这些核心目录都能少一跳访问。

同时，我将对外的 Blog 和家庭档案保留了独立的目录（小规模，高度内聚按 Topic 聚合）。

在微软生态下，OneDrive 的根路径很容易就会有文件夹 Documents（还有 Attachments，只要你用了 OneNote、Outlook 这样的软件），刚好把 LiteratureNotes（文献笔记）、ReadingNotes（读书笔记）放到 Documents 中。

在 PARA 方法论中，还推荐使用 Inbox 路径，用于接收和暂存尚未完成分类或后续仍需处理的信息与文件。Inbox 作为整个系统的缓冲区，帮助用户快速捕获外部输入，避免在信息进入系统时频繁进行分类决策。对于归属明确的内容，也可以直接存放到对应的 Projects、Areas、Resources 或 Archive 中，而无需经过 Inbox。

我这里稍微有点特殊，个人场景里的外部文件流没有公司里那么密集，反而是零散想法更多一些，很适合放到 Documents/FleetingNotes（闪念笔记）目录里，再搭配上操作系统自带的下载路径（这类文件应该被快速迁移，同步到云盘价值也不大），临时手写草稿则先放在 Notability 里。这样一来，我就没有创建 Inbox 路径，也可以说是把 Inbox 路径给分解了。

如果换一个场景，比如公司内，经常有各种材料从 IM、邮件等涌来，我想我一定会创建一个 Inbox 文件夹。这个场景下，Inbox 已经承担了临时入口的职责，就不一定需要 FleetingNotes 目录。LiteratureNotes、ReadingNotes 如果有 Documents 这样的顺手目录就继续放，没有的话也可以移动到 Resources 下面。

5. 如无必要，不新增文件夹

目录不是越细越好。目录越细，判断成本越高（有些文件就没有合适的单一维度可用于 MECE 分类）。这就像代码要不要分目录、分包一样，有点多了的时候再分包即可。

6. Resources 按资源类型组织，避免变成”垃圾桶”

Resources 如果文件夹建得不好，最容易变成“资料”垃圾桶，所以我给它加了一个限制：

一级目录原则上按资源类型组织，而不是按临时主题、来源或场景来建。如 Images、Videos、Slides、Docs、Sheets、Books、Papers、Standards（标准）、Templates、Prompts、Skills 等这些资源类型。

如果一级目录下，该类型的文件非常多，可以继续创建下一层目录，但二级目录也应该尽量使用稳定、客观的分类维度。比如 Templates/PPT、Tools/Macos、Standards/RFC、Pcap/MySQL 这类目录就比较稳定，尽量避免用“学习”、“AI”、“重要”这类名词，它们刚开始看起来很顺手，但时间一长，边界会越来越模糊，最后又变成一个新的“垃圾桶”。

少量天然跨格式、经常按资料包整体检索的集合可以作为一级特例。目前只有 Conferences，一个会议资料包里可能同时有 PPT、PDF、图片、视频、讲者指南和模板，如果强行拆散，反而不利于查找。会议资料如果已经拆散并按类型使用，也可以放入 Resources/Slides、Resources/Images。

Templates 虽然也可能包含 PPT、Word、Excel 等多种格式，但它的共同使用方式非常明确：作为模板被复制和复用。因此我把它作为 Resources 下的稳定资源类型，而不是特例。

最终 OneDrive 的顶层目录如下：

  • 家庭：家庭长期档案库，保存体检报告、工作合同、医疗记录、考试成绩单等资料，不使用 PARA 拆分。
  • Archive：存档目录，已完成或不再关注的 Areas、Projects、Resources 归档。
  • Areas：领域目录，保存需要长期维护的责任领域、主题积累和个人成果。内容通常会被持续补充、更新和复用。
  • Attachments：附件目录，由应用统一管理，不承担个人文件的主要分类职责。
  • Blog：博客目录，保存面向公开发布的文章及其配套图片。
  • Documents：个人笔记和文稿目录，保存读书笔记、文献笔记、闪念笔记，以及尚未依附于具体项目、领域或发布目标的普通个人文稿。
  • Projects：项目目录，保存正在推进、有明确目标或结束条件的事项。
  • Resources：资源目录，保存可查阅、可复用、可调用的资源资产。Resources 中的内容可以编辑，但主要用于查阅、调用、复制、复用或支持其他工作。通常以别人或组织产出的资料为主；自己产出的内容如果已经从“一次表达”变成“通用素材、模板、案例、培训材料或可复用组件”，也可以放入 Resources。

对于一个文件，按如下链条判断位置：

  • 是否属于家庭成员、共同资产、家庭财务或生活档案？→ 家庭
  • 是否明确服务当前项目交付，并且项目有目标或结束条件？→ Projects
  • 是否面向公开发布，例如博客文章及其配套图片？→ Blog
  • 是否属于长期责任、长期能力沉淀，或自己的研究过程？→ Areas
  • 是否是自己正在写、整理、发展，但尚未归属项目、领域或发布目标的文稿？→ Documents
  • 是否主要用于查阅、调用、复制、复用，或者来自会议、外部资料包？→ Resources
  • 是否已经结束、废弃、低频但仍需要保留？→ Archive

专业 App：只承担特定场景

Notability 我只写一些临时草稿，写好了就会整理到 OneDrive 去，基本没什么管理，常年不会超过 10 个笔记。
Goodnotes 我只管理批注版书籍和论文，因此目录很简单。

  • Books：存放批注的书籍。
  • Papers：存放批注的论文。

结尾

这套方案并不是一次性设计出来的，而是在我的工作内容、家庭资料、设备条件、软件订阅和历史使用习惯之间慢慢折中出来的。数字资产管理不应该追求一种抽象上的完美分类，而应该降低日常使用时的判断成本。在搜索能力愈发强大的当下，快速整理存放，把时间放在产出而非整理上更重要。